1. Bedrijfsgegevens

BackOps B.V. (KvK-nummer volgt)
Van Nelleweg 1, 3044 BC Rotterdam, Nederland
E-mail: [algemeen e-mailadres invullen]
Telefoon: [telefoonnummer invullen]
Functionaris Gegevensbescherming: niet van toepassing

2. Toepassing

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door BackOps B.V. in het kader van haar dienstverlening als backofficepartner.
Belangrijk: De opdrachtgever blijft te allen tijde juridisch werkgever en is primair verantwoordelijk voor de rechtmatigheid, juistheid en volledigheid van de aangeleverde persoonsgegevens.

3. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze dienstverlening:

• Van klanten/opdrachtgevers: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, betaalgegevens, contractgegevens.
• Van kandidaten/werknemers van opdrachtgevers: BSN, geboortedatum, adres, telefoonnummer, e-mailadres, bankgegevens, verloningsinformatie.
• Van websitebezoekers: IP-adres en analytische gegevens via Google Analytics.

4. Doeleinden van verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens voor:
a. Uitvoering van de overeenkomst met klanten/opdrachtgevers.
b. Naleving van wettelijke verplichtingen (loonbelasting, pensioenafdrachten, Waadi).
c. Beheer van klantrelaties en facturatie.
d. Marketingactiviteiten op basis van gerechtvaardigd belang (beperkt).
e. Verwerking op basis van expliciete toestemming (bijvoorbeeld nieuwsbriefinschrijvingen).

5. Hoe wij gegevens verkrijgen

Persoonsgegevens worden verkregen via:

• Portal en digitale formulieren.
• Communicatie per e-mail en telefoon.
• Aanlevering door de opdrachtgever.
• Automatisch via website (Google Analytics).

6. Delen van gegevens

Wij delen gegevens alleen indien noodzakelijk met:

• Leveranciers (salarisverwerkers, IT-hostingpartijen).
• Opdrachtgevers (indien relevant voor uitvoering opdracht).
• Overheidsinstanties (Belastingdienst, pensioenfondsen).
  Er vindt geen doorgifte van persoonsgegevens plaats buiten de EU.

7. Verantwoordelijkheid opdrachtgever

De opdrachtgever is en blijft juridisch werkgever en verantwoordelijk voor:

• Juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van aangeleverde gegevens.
• Uitvoering van wettelijke controles (o.a. identiteit, tewerkstellingsvergunningen).
  BackOps B.V. is afhankelijk van deze gegevens en werkt volledig transparant.

8. Bewaartermijnen

Wij hanteren wettelijke bewaartermijnen:

• Loon- en financiële administratie: 7 jaar.
• Sollicitatiegegevens: maximaal 4 weken na afwijzing (tenzij toestemming voor langere bewaring).
• Overige gegevens: zolang noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst.

9. Beveiliging

Wij hanteren technische en organisatorische maatregelen:

• Technisch: encryptie, firewall, wachtwoordmanagers, back-ups binnen de EU.
• Organisatorisch: least-access beleid, autorisatiebeheer, geheimhoudingsverklaringen.
• Procedure voor datalekken conform AVG.

10. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben recht op:

• Inzage, rectificatie en verwijdering van gegevens.
• Beperking van of bezwaar tegen verwerking.
• Dataportabiliteit.
• Klachtindiening bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Cookies en tracking

Onze website gebruikt uitsluitend functionele cookies en analytische cookies via Google Analytics (met IP-anonimisering). Er wordt geen gebruikgemaakt van marketingcookies zonder toestemming.

12. White label verwerking

In situaties waarin BackOps gegevens verwerkt namens de opdrachtgever en in diens naam communiceert, blijft de opdrachtgever primair verantwoordelijk voor deze gegevensverwerking.

13. Wijzigingen

BackOps B.V. kan deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie is altijd beschikbaar op onze website.